Persiapan Panitia Final ADRC 2012

A.    Sie Sponsorship (Nur Huda)

Proposal keluar : 13 Proposal

Proposal diterima :

1.      TVRI : Iklan baris berjalan 1 X sehari selama 5 hari dari tanggal 26-31 Desember 2011

2.      Andi Offset : Diskon 20% ongkos cetak

3.      Jogja TV : Meliput acara jelajah kampus (Tidak resmi/ belum pasti)

B.     Sie Keamanan (Ashad)

1.      Buat Surat izin ke-security (segera hub. ke sekretaris)

2.      Plot-kan posisi-posisi anggota keamanan pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

3.      CP Koordinator (081902957368-ashad)  atau (085640002226-heru) untuk diberikan ke peserta lomba (wajib) jika terjadi kesulitan dalam mencari lokasi lomba (kampus 3 UAD)

4.      Buat petunjuk  arah ke peserta untuk petunjuk menuju ke lokasi lomba atau petunjuk di tempat lomba. (diprint)  

5.      (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

C.    Sie Wasit (Riskiyanto)

1.      Segera Buatkan peraturan & jenis Pelanggaran

2.      Plot-kan posisi masing-masing anggota wasit pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

3.      Pastikan siapa saja yang akan menjadi ‘cleaning service’ arena track

4.      berapa kursi yang dibutuhkan untuk wasit dan cleaning service?

5.      (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

D.    Sie Dokumentasi (Jono)

1.      Persiapkan Handycam untuk :

a.       merekam pertandingan di area track

b.      liputan dokumentasi

2.      Kebutuhan handycam segera hub. perlengkapan

3.      1 buah Handycam hub. ke pak Danang

4.      Plot-kan posisi-posisi anggota Dokumentasi pada hari  H

5.  (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

E.     Sie Dekorasi (Amran)

1.      Pinjam kabel dan stop kontak ke BIFAS (segera hub. sekretaris)

2.      Persiapkan 20 kursi untuk tamu undangan

3.      Check sound system di auditorium (langsung survey ke lapangan). (segera koordinasikan dengan sie.Perkap)

4.      Buat layout lapangan/arena track + kursi tamu undangan + meja juri + peletakan pitstop + letak viewer screen baik yang di dalam atau di luar auditorium.

5.      Pastikan saat peminjaman ruang auditorium, fasilitas apa saja yang bisa digunakan (segera konfirmasi ke Humas dan Perkap)

6.      Plot-kan posisi masing-masing anggota dekorasi pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

7.      (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

F.     Sie  Acara (Son)

1.      Persiapkan Gladi Bersih untuk Jum’at, 6 Januari 2012

2.      Segera untuk menyerahkan Prin-out draft susunan acara dan tanggal-tanggal penting sebelum hari H ke KSK & MC

3.      Segera Konfirmasi pembuatan Co-Card & Backdrop ke Sie Kesekrtariatan (KSK)

4.      Segera siapkan program untuk Count Down Timer 

5.      Plot-kan semua posisi Sie yang bergerak saat acara berlangsung

6.      Pastikan siapa saja yang mendapatkan konsumsi 2 kali (peserta yang melaju ke babak 16 besar yang mendapatkan makan 2 kali)

7.      Pastikan Sie Acara selalu berkomunikasi dengan MC saat acara berlangsung

8.      Plot-kan posisi masing-masing anggota acara pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

9.      Buat susunan acara untuk panitia sebelum hari H. (acara untuk Gladi Bersih)

10.  (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

G.    Sie Humas (Saddam)

1.      Buat surat Permohonan Pengadaan Piala juara 1  + uang Pembinaan untuk juara 1 ke rektorat (hub. sekretaris)

2.      Plot-kan posisi masing-masing anggota humas pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

3.      (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

H.    Sie Perlengkapan (Sudarmono)

1. Laporan kebutuhan Perlengkapan  Sie yang sudah masuk (tertulis):

      KSK, Wasit, Acara, keamanan & Dekorasi

2. Laporan kebutuhan Perlengkapan  Sie yang belum masuk (tidak tertulis) :

      MC, Dokumentasi, LO, Konsumsi

3.         Buat rekap/cadangan kebutuhan Perlengkapan untuk tiap Koor. Sie. & diserahkan ke koor. Masing-masing

4.         Pastikan Perkap ber-koordinasi dengan dekorasi untuk sound system auditorium

5.         Survey harga pembuatan Co-card, banner, spanduk, pamflet, track, dsb

6.        Plot-kan posisi masing-masing anggota perlengkapan pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

7.         (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

I.       Sie MC (Aal)

1.         MC yang berkewajiban hadir saat acara berlangsung :

a.       Laki-laki : Hendri Salamun

b.      Perempuan : Al Istianah

2.         Plot-kan posisi masing-masing anggota MC pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

3.         siapkan MC cadangan.

4.        (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

J.        Konsumsi (Dasef)

1.    Makanan apa saja yang akan dibeli?

2.    Paketnya isinya apa saja?

3.    Harganya berapa/ porsi?

4.    Bagaimana Mekanisme pembagian makan & snack kepada peserta? & snack ke tamu undangan

5.    Petugas pembaginya siapa saja?

6.    Plot-kan posisi masing-masing anggota konsumsi pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

7.    (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

K.      LO (Latief)

1.    Plot-kan posisi masing-masing anggota LO pada hari  H, hasil diserahkan ke KSK

2.      Pastikan Sie LO selalu berkomunikasi dengan MC dan sie.acara saat acara berlangsung

3.      menyerahkan daftar kebutuhan untuk sie.LO kepada perkap

4.    segera mencari anggota tambahan apabila dirasa kurang.

5.    komunikasi dan dikoordinasikan antara koordinator LO dan anggotanya sebelum atau saat hari H.

6.    (Deadline : Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00)

NB : -  Deadline laporan untuk semua Sie :  Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00 bertempat di ruang Prodi Teknik Elektro.

-  Setiap Sie. (Koordinator & Anggota) Diwajibkan untuk mengirimkan data (NAMA & Sie Yang Dijabat) ke KSK untuk pembuatan Co-Card

- Setiap Koordinator Sie me-list nama-nama anggotanya + mem-plot-kan posisi kerjanya masing, baik sebelum atau saat acara berlangsung

- Semua kebutuhan, kelengkapan, kesiapan dari laporan diatas, harus diserahkan ke KSK sesuai deadline yang telah ditentukan, hari Selasa 27 Desember 2011 jam 10.00 bertempat di ruang Prodi Teknik Elektro.

- Co-Card akan dicetak KSK hari selasa 27 Desember 2011

-  Bagi yang kurang jelas, segera hub.

Ketua (087838349497)

Sekretaris (085743361553)

Perlengkapan (087839726780)

Kesekretariatan (KSK) (0856639674)